Klachtenregeling

Van toepassing op alle opleidingen, trainingen en cursussen van De Mindfulness Academie

Artikel 1. Toepassing en begrippen

Deze regeling is van toepassing op klachten over alle opleidingen, trainingen en cursussen van De Mindfulness Academie, hierna: de academie.
Een klacht is een schriftelijke uiting van onvrede over een opleiding van de academie, over de bejegening of over de bedrijfsvoering.
Klager is degene die zich voor een opleiding heeft aangemeld, een opleiding volgt of heeft gevolgd, dan wel de opdrachtgever van een in opdracht verzorgde opleiding.
De klachtenfunctionaris is de onafhankelijke derde die klachten in tweede instantie behandelt, genoemd in artikel 3.
Deze regeling laat onverlet dat klager zich tot de bevoegde rechter kan wenden.

Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij de academie, via info@demindfulnessacademie.nl.
De academie bevestigt de ontvangst binnen vijf werkdagen en stuurt een afschrift van deze regeling mee.
De academie bespreekt de klacht met klager en streeft naar een oplossing in onderling overleg.
De academie handelt de klacht binnen vier weken na ontvangst af en bericht klager schriftelijk en gemotiveerd over de uitkomst. Is meer tijd nodig, dan meldt de academie dat binnen dezelfde vier weken, met opgaaf van reden en van de termijn waarbinnen de klacht alsnog wordt afgehandeld. Die verlenging bedraagt ten hoogste vier weken.
De academie wijst klager bij de afhandeling op de beroepsmogelijkheid van artikel 3.

Is klager niet tevreden over de afhandeling, of blijft afhandeling binnen de termijn van artikel 2 uit, dan kan hij de klacht binnen zes weken voorleggen aan de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris is de heer Tjipco van der Laan, bestuurslid met de portefeuille kwaliteit van de Vereniging Mindfulness Based Trainers Nederland en Vlaanderen, bereikbaar via tjipcovanderlaan@vmbn.nl. Hij vervult deze rol als onafhankelijke derde en is niet werkzaam voor of verbonden aan de academie.
Is de klachtenfunctionaris verhinderd, of heeft de klacht op hem betrekking, dan wijst de academie voor die klacht in overleg met klager een andere onafhankelijke derde aan.
De behandeling door de klachtenfunctionaris is voor klager kosteloos. Beide partijen mogen zich laten bijstaan of vertegenwoordigen en dragen de daaraan verbonden kosten zelf.

Een klacht bevat ten minste de naam, het adres en het e-mailadres van klager, de datum, de betreffende opleiding en een omschrijving van de klacht en van de feiten en omstandigheden. Een klacht is in begrijpelijk Nederlands gesteld.
Voldoet een klacht hier niet aan, dan stelt de ontvanger klager in de gelegenheid deze binnen een gestelde termijn aan te vullen.
De klachtenfunctionaris is niet verplicht een klacht te behandelen die al eerder volgens deze regeling is afgedaan, of die betrekking heeft op een gedraging van langer dan een jaar geleden. Van het niet in behandeling nemen bericht hij klager binnen vier weken, schriftelijk en gemotiveerd.

De klachtenfunctionaris bevestigt de ontvangst binnen vier weken en stuurt de academie een afschrift van de klacht en de bijbehorende stukken.
Hij hoort beide partijen volgens het beginsel van hoor en wederhoor. Hij kan betrokkenen oproepen en horen, relevante stukken inzien voor zover klager daarvoor toestemming geeft, deskundigen inschakelen en een bemiddelingspoging doen. De academie verleent hem alle medewerking die hij nodig heeft.
Hij handelt de klacht af binnen zes weken na ontvangst, of binnen tien weken indien partijen worden gehoord. Hij kan die termijn ten hoogste tweemaal met vier weken verdagen en bericht partijen daarover schriftelijk.
Bij aanvulling van de klacht of bij bemiddeling worden de termijnen opgeschort. Bij ziekte of overmacht, of met instemming van beide partijen, kan van de termijnen worden afgeweken.
Wordt de klacht ingetrokken, of blijkt dat klager geen behoefte heeft aan verdere behandeling, dan wordt de behandeling gestaakt. Partijen krijgen daarvan schriftelijk en met opgaaf van reden bericht.

De klachtenfunctionaris doet een schriftelijke uitspraak over de ontvankelijkheid en de gegrondheid van de klacht, zo nodig met aanbevelingen aan de academie.
De uitspraak is bindend voor de academie.
De academie bericht klager en klachtenfunctionaris binnen vier weken schriftelijk hoe zij de aanbevelingen toepast en op welke termijn.
De klachtenfunctionaris neemt geen schadeclaims in behandeling en doet geen uitspraak over aansprakelijkheid.

Een klacht wordt altijd vertrouwelijk behandeld en uitsluitend ter kennis gebracht van personen die bij de behandeling betrokken zijn.
De klachtenfunctionaris en alle overige betrokkenen zijn tot geheimhouding verplicht.
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de behandeling en registratie van de klacht, overeenkomstig de Algemene verordening gegevensbescherming.

De academie houdt een klachtenregister bij waarin iedere klacht en de wijze van afhandeling worden vastgelegd.
Klachten en de daarop betrekking hebbende stukken worden twee jaar na afhandeling bewaard en daarna vernietigd.

Deze regeling wordt gepubliceerd op de website van de academie en is opgenomen in de studiegids.
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de klachtenfunctionaris.
Deze regeling is vastgesteld op 8 september 2026, treedt op die datum in werking en vervangt alle eerdere klachtenregelingen van de academie.

De Mindfulness Academie, KvK 59763930